Cahier des charges vitrophanie : le modèle pour services généraux

À quoi sert un cahier des charges pour une vitrophanie

Sans cahier des charges, trois prestataires consultés répondent à trois projets différents : l'un chiffre une bande dépolie, l'autre un décor pleine hauteur, le troisième oublie la pose de nuit. Le document que vous transmettez fixe le périmètre, les exigences et la forme de la réponse. Il vous fait gagner du temps à la consultation, et plus encore à la comparaison.

Il n'a pas besoin d'être long. Pour une salle de réunion, une page suffit ; pour un siège de plusieurs étages, quatre pages et un plan. Le modèle ci-dessous suit l'ordre dans lequel un chef de projet lit une demande. Si vous préférez décrire votre besoin directement, le formulaire de demande de devis reprend les mêmes rubriques, et la page pose de vitrophanie en entreprise décrit notre façon d'intervenir.

1. Contexte et objet

Trois ou quatre lignes suffisent. Elles orientent toute la réponse.

• Entreprise, site, étage(s) concernés ; locaux en propriété ou en location.
• Objet : par exemple « rendre confidentielles les salles de réunion du 3e étage et signaler les parois vitrées des circulations ».
• Déclencheur : emménagement, réaménagement, changement de charte, remarque d'un contrôle, plainte liée au vis-à-vis.
• Interlocuteur unique côté client et personnes qui valideront (direction, communication, achats).

2. Périmètre : le relevé des vitrages

C'est la partie qui évite le plus d'écarts. Numérotez chaque vitrage ou chaque cloison (C1, C2, C3…) sur un plan, et indiquez pour chacun ses dimensions approximatives de verre visible, c'est-à-dire la partie de verre réellement apparente entre les profilés. Des photos de face et de biais complètent le plan.

Précisez le type de vitrage si vous le connaissez (simple, feuilleté, double vitrage, verre déjà dépoli) et signalez les portes, impostes et allèges. Les cotes précises seront reprises lors du relevé sur place ; les vôtres servent à chiffrer. Pour un premier relevé, le guide Les Vitrophanes mesurer sa vitre suffit.

3. Usages et niveau de confidentialité par zone

Pour chaque groupe de vitrages, décrivez ce qui se passe derrière et ce qui ne doit plus se voir. Le niveau de couverture en découle.

4. Exigences réglementaires et documentaires

Indiquez si des zones reçoivent du public et joignez, si vous l'avez, l'avis de votre bureau de contrôle. Rappelez que les parois transparentes et portes transparentes doivent porter un marquage à hauteur de vue (Code du travail) et, dans les zones recevant du public, être repérables par des personnes de toutes tailles : voir vitrophanie et Code du travail et bureaux ou ERP.

Demandez les pièces que vous voulez recevoir : fiche technique de chaque film, procès-verbal de réaction au feu du fabricant si votre bâtiment l'exige (voir vitrophanie et réaction au feu), consignes d'entretien.

5. Conception et validation

Précisez ce que vous fournissez et ce que vous attendez du prestataire.

• Charte graphique, logo en fichier vectoriel, typographies, couleurs de référence.
• Maquette sur photo de vos vitrages, pour juger du rendu avant engagement.
• Bon à tirer par vitrage ou par famille de vitrages, validé par écrit avant toute fabrication.
• Nombre d'allers-retours de maquette inclus, et personne qui valide côté client.

6. Conditions d'intervention

C'est souvent ce qui fait varier le plus les offres. Décrivez les horaires autorisés, la possibilité de poser de nuit ou le week-end, les règles d'accès de l'immeuble (badges, monte-charge, stationnement, documents demandés par le gestionnaire), et si les locaux resteront occupés pendant la pose. Pour un immeuble de grande hauteur, lisez aussi vitrophanie dans une tour de bureaux.

Si vous êtes l'entreprise utilisatrice et que vous accueillez une entreprise extérieure, le Code du travail organise la prévention des risques entre les deux. L'article R4512-7 prévoit notamment un plan de prévention écrit lorsque l'opération atteint au moins 400 heures de travail sur douze mois ou comporte des travaux dangereux figurant sur une liste fixée par arrêté. Votre responsable sécurité saura dire ce qui s'applique à votre chantier.

7. Planning, livrables et forme de l'offre

Indiquez la date à laquelle les locaux doivent être prêts, et les périodes à éviter (clôture, séminaire, emménagement d'une équipe). Demandez un planning par zone plutôt qu'une date globale. Listez les livrables attendus : maquette, bon à tirer, pose, nettoyage des vitrages, réception contradictoire, photos avant et après, dossier des films posés.

Enfin, imposez la forme de la réponse : une offre hors taxes décomposée poste par poste (conception, fabrication par vitrage ou par famille, pose, accès et sujétions de nuit, dépose éventuelle d'anciens films). C'est ce qui permettra aux achats de comparer. Pour préparer l'arbitrage interne, voyez faire valider un projet de vitrophanie.

8. Après la pose : entretien et dépose

Demandez des consignes d'entretien écrites, à remettre à votre société de nettoyage : produits admis, outils à proscrire sur les films. Si vos locaux sont loués ou appelés à évoluer, faites chiffrer à part la dépose future et le nettoyage des vitrages, pour connaître dès maintenant le coût d'une remise en état. Le guide Les Vitrophanes entretenir une vitrophanie donne les bases.

Vous êtes office manager, services généraux ou acheteur

Le même document, trois usages.

• Office manager : pour une ou deux salles, remplissez seulement les rubriques 1, 2 et 3 et joignez des photos. C'est suffisant pour une proposition sérieuse.
• Services généraux : les rubriques 2 et 6 font la qualité des réponses. Un plan numéroté et des conditions d'accès claires évitent les suppléments en cours de chantier.
• Achats : la rubrique 7 vous donne des offres comparables. Ajoutez vos pièces de référencement habituelles (attestations, assurances) dans la même consultation.

Questions fréquentes